No mundo acelerado da logística, onde a agilidade e a eficiência são essenciais, as comunicações efetivas com os motoristas desempenham um papel fundamental nos processos logísticos. A maneira como as empresas se comunicam e interagem com seus motoristas pode afetar significativamente a qualidade do serviço, a satisfação do cliente e, por fim, o sucesso do negócio como um todo.
Neste artigo, exploraremos o impacto dessas interações e comunicações no contexto dos processos logísticos, destacando sua importância e oferecendo algumas melhores práticas.
Então continue lendo!
O impacto das interações e comunicações com os motoristas
O impacto das interações e comunicações com os motoristas nos processos logísticos é um tema de extrema importância, especialmente considerando a atual recuperação da maior crise da história do Brasil e o papel fundamental das indústrias e do agronegócio nesse contexto. A indústria brasileira processou aproximadamente 12,17 milhões de toneladas de trigo somente em 2018, sendo o transporte rodoviário, realizado por caminhões, a principal forma de levar essa matéria-prima até as geradas.
Entretanto, o foco deste texto não está nos caminhões em si, mas sim nas pessoas por trás desses veículos: os motoristas. A comunicação e a interação entre esses profissionais com as alcançaram um papel fundamental nos resultados dessas unidades, que desempenharam um papel importante na superação da crise que o país enfrenta atualmente.
Qual a melhor maneira de interagir com o motorista?
A interação com os motoristas é de suma importância nesse contexto. Todos os motoristas estão focados em carregar ou descarregar o mais rápido possível, seja como autônomos ou contratados por transportadoras. A paralisação não interessa a ninguém, nem aos motoristas, nem às empresas. Essa urgência cria expectativas e problemas que precisam ser resolvidos.
Os transportadores frequentemente buscam informações como: “Qual é a minha posição na fila? Preciso de algum Equipamento de Proteção Individual (EPI) para entrar? O processo de carregamento está mais lento hoje? Quanto tempo demorará até que eu seja chamado? A nota fiscal já está pronto?”, entre outros questionamentos.
Essas movimentações e dúvidas geram ansiedade e, muitas vezes, tumultos inevitáveis. Situações como essas precisam ser gerenciadas pela equipe responsável pelo pátio e pelas portarias, consumindo tempo dessas equipes, que acabam desempenhando um trabalho que, muitas vezes, não gera valor agregado para a empresa, mas apenas mantém as pessoas e o pátio minimamente organizados.
Além disso, outras dificuldades podem surgir devido à falta de transparência do processo.
Confira também: GoTruck Mobile: Transparência e agilidade em processos logísticos
Soluções utilizadas para tentar resolver esses gargalos
Alguns motoristas podem se equivocar e posicionar seus caminhões à frente de outros transportadores, prejudicando o fluxo dentro dos pátios e o acesso às balanças. Além disso, as chamadas podem não ser recebidas pelos motoristas, causando atrasos e frustrações tanto para os motoristas quanto para os colaboradores.
Ainda não mencionamos a dificuldade que as empresas enfrentam para garantir que os motoristas recebam todas as informações necessárias para circular dentro das unidades, como orientações de segurança e normas relacionadas ao processo de carregamento e descarregamento.
Diante dessas questões, as empresas buscam resolver essas situações de diversas formas.
Sistema de som
O sistema de som é uma solução comum que pode ser observada em quase todos os pátios. Embora seja prático, pois permite que todos recebam as informações ao mesmo tempo, seu uso também apresenta alguns inconvenientes: nem todos estão atentos às informações transmitidas, seja devido a condições climáticas desfavoráveis ou simplesmente porque as janelas dos caminhões estão fechadas. Além disso, o sistema de som está sujeito a diversos problemas, como altos custos e dificuldades de manutenção.
Quando o motorista não responde ao sistema de som, é necessário que um colaborador vá atrás dele no pátio, ligando para o celular ou procurando-o com segurança. Isso resulta em um enorme consumo de energia, atrasos e custos necessários.
A falta de transparência no processo e na comunicação gera pouca cooperação por parte dos motoristas. Por exemplo, se eles são chamados durante a noite pelo sistema de som, não podem dormir e precisam ficar atentos, assim como outros transportadores na fila. Além disso, a comunicação se torna ainda mais difícil em dias chuvosos, quando é quase impossível entender o que é dito pelos alto-falantes.
Chamada via dispositivo
Uma alternativa um pouco mais eficaz para chamar os transportadores é o uso de um sistema de radiofrequência, em que o motorista recebe um dispositivo que emite um aviso sonoro quando ele está autorizado a iniciar o processo. Isso ameniza alguns problemas, porém não fornece transparência suficiente para o processo e também adiciona custos controlados de compra, locação, manutenção e gerenciamento desses equipamentos. Além disso, se o tempo de espera for longo, a duração da bateria desses dispositivos pode se tornar um problema. Dessa forma, surge a opção de utilizar o telefone celular do motorista como uma ponte de comunicação, buscando duas alternativas com os custos menores possíveis no mercado.
Celular
Uma opção é usar o próprio equipamento do motorista, ou seja, seu celular. Atualmente, praticamente todas as pessoas possuem um celular e essa ferramenta se tornou indispensável no trabalho. Nesse sentido, a comunicação por meio de mensagens de texto (SMS) se mostra uma ótima alternativa. Cada mensagem pode conter informações relevantes para o transportador, e o único custo adicional para a indústria é o envio dessas mensagens, uma vez que o dispositivo é do próprio motorista. No entanto, se o envio das mensagens for realizado manualmente, o processo não agregará tanto valor. Por outro lado, se o envio for feito por meio de uma plataforma ou sistema, certamente haverá melhorias no pátio da indústria.
Uma derivação dessa alternativa é o uso do WhatsApp como forma de interação mais informal. No entanto, essa pode não ser a melhor alternativa nesse caso.
Aplicativos integrados
Em nossa perspectiva, a melhor alternativa é o uso de um aplicativo integrado a um sistema de controle do processo logístico. Nesse aplicativo, são exibidas informações em tempo real sobre o processo, como a posição na fila, o número de caminhões à frente e o tempo médio de espera. Além disso, é possível automatizar comunicações formais, que ficam registradas em uma plataforma, como orientações de segurança, locais de carregamento, autorizações de entrada, emissões de documentos e até mesmo a confirmação da entrega da carga ao destinatário ou cliente, quando necessário.
Toda essa transparência e facilidade fluiu para ambas as partes envolvidas. Os motoristas tornam-se mais cooperativos, e os conquistam em segurança, qualidade e eficiência.
Esses recursos de aplicativo são acessíveis para industrias, unidades do agronegócio, terminais e qualquer tipo de atividade que envolva pátios, filas, sazonalidades, agendamentos e caminhões.
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