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Agendamento de cargas e descargas

Artigo

01 Dec 2020   |   por Guilherme Barros

Basicamente todas as operações são constituídas de processos e recebimento e expedição, em que é importante o agendamento de cargas e descargas para a boa organização. 

E, quanto mais complexos forem os processos, mais importante se torna a organização deles. Isso inclusive se torna parte do core business da organização, visto que envolve os parceiros e clientes.

Sendo assim a agilidade é essencial para a manutenção do bom relacionamento entre as partes, além de promover economia e cumprimento da legislação.

Portanto existe uma demanda crescente por soluções que levem à otimização dos processos e, quanto mais comoditizada for a atividade, maior é a necessidade por alternativas, como o agendamento de cargas.  Em atividades sazonais, essa necessidade é ainda maior.

Com o agendamento de cargas é possível estabelecer uma relação muito mais próxima entre a empresa, seus parceiros e clientes, proporcionando assim diversos benefícios. Se você quer saber mais sobre esse assunto, continue a leitura.

Por que agendar? Qual a importância?

Existem diversas comprovações de que realmente o agendamento de cargas é benéfico para as empresas, sobretudo as de médio e grande porte.

Mas veja a seguir quais são os principais pontos da importância do agendamento.

  • Permite prever a frequência de chegada dos caminhões no pátio e, consequentemente estimar quantos estarão presentes simultaneamente;

  • Melhor controle da cadência, ou seja, quantidade de veículos que podem ser carregados diariamente considerando-se o tempo necessário para a atividade;

  • Redução de filas e aglomerações, o que é extremamente importante diante do cenário da pandemia;

  • Diminuir os custos gerais e gastos com estadias, diárias dos motoristas ou multas por descumprimento de contratos;

  • Maior organização e, consequentemente exploração do potencial máximo da planta;

  • Garantir que a cadeia de suprimentos funcione perfeitamente, levando a uma boa sincronização da produção;

  • Entregas aos clientes podem ser feitas dentro do prazo estipulado;

  • Maior sincronismo com os parceiros, permitindo assim processos bem melhores e mais eficientes.

Quais os benefícios?

Depois de compreender a importância do agendamento de cargas, se torna bem mais simples perceber que são muitos os benefícios, dentre os quais pode-se citar:

  • Chegada dos caminhões dentro do horário estipulado;

  • Maior transparência e organização das operações;

  • Aumento da cadência de veículos, otimizando o processo;

  • Aproveitamento máximo da capacidade da planta;

  • Bloqueios rápidos de operações que apresentem problemas;

  • Gerenciamento e eliminação de gargalos ao longo dos processos;

  • Redução de gastos, aumentando assim a lucratividade da empresa.

Isso é relevante para a minha operação?

Antes de mais nada para saber se o agendamento de cargas pode beneficiar a sua operação, é importante levar em conta o porte e a complexidade dela.

Quanto maior o número de transportes, mais relevante é o agendamento. No entanto não existe uma regra e, deve-se determinar isso verificando as exigências caso a caso. Mas vale salientar que no caso de commodities isso se torna essencial para a boa qualidade do serviço.

Quais problemas eu resolvo com o agendamento?

Com base no que foi dito até aqui já é possível ter uma ideia clara do quão importante é o agendamento de cargas para os processos logísticos. Isso porque diversos problemas são solucionados eficientemente.

Caso se opte por uma plataforma online, os dados sobre os processos podem ser acessados de qualquer lugar, permitindo que a empresa, parceiros e clientes tenham acesso às informações. Isso ajuda a aproximar as partes e criar sinergia.

Em alguns casos a plataforma conta ainda com aplicativos, simplificando ainda mais os processos, facilitando inclusive a visualização pelos motoristas.

Outro problema importante que é resolvido é que o gerenciamento eficiente dos horários permite a otimização da cadência, bem como a exploração máxima da estrutura da empresa.

O aumento da eficiência dos processos é uma questão chave para a redução dos custos e, consequentemente para o aumento dos lucros da empresa. A solução da questão financeira é de fato uma das mais relevantes nesse caso.

É sabido que as questões relacionadas aos problemas logísticos têm impactos negativos não apenas diretamente no armazém, mas também em todas as pessoas envolvidas no processo.

Isso pode ser facilmente notado observando-se o desgaste emocional dos motoristas que ficam presos em filas e, no cansaço dos colaboradores em tentar tornar os processos mais organizados e eficientes sem sucesso.

Outra questão importante é que a ineficiência deve ser sempre revertida em elevação do custo dos produtos e serviços visando compensar os desperdícios. Isso é ruim não apenas para os clientes que tem que pagar mais, mas também para as empresas que se tornam menos competitivas no mercado.

A automatização dos processos é essencial

Nos últimos anos as tecnologias vêm se tornando cada vez mais modernas e eficientes, aumentando a sua contribuição em diversas questões, inclusive dentro das empresas.

Isso força as organizações a adotarem tais recursos como forma de aumentar o nível de competitividade diante das demandas do mercado.

Na ausência de um sistema automatizado a comunicação entre os envolvidos nos processos torna-se ineficiente e lenta, provocando assim problemas logísticos que comprometem o andamento das operações.

Um dos principais reflexos disso é a formação de filas e o mal aproveitamento da capacidade máxima da planta, além de carregamentos errados.

Isso provoca uma alta ineficiência, que leva a gastos desnecessários, aumentando em muito os custos da operação.

Tal fato se deve tanto ao não aproveitamento do potencial da empresa, quanto à necessidade de pagamento de estadias aos motoristas e horas extra aos funcionários, por exemplo.

Uma  outra consequência, é a insatisfação das empresas parceiras, bem como dos clientes que não recebem os seus produtos dentro do prazo estipulado.

Como fazer o agendamento?

O agendamento de cargas pode ser realizado de várias formas, sejam elas manuais ou automatizadas. Então é perfeitamente possível que isso seja feito por meio de planilhas ou documentos impressos.

No entanto é fato que com tantas tecnologias disponíveis, vale muito a pena utilizar ferramentas mais eficientes para isso.

Os sistemas eletrônicos se conectam à internet, permitindo assim o acesso por várias pessoas, independentemente da distância entre elas. E em alguns casos isso pode ser feito até mesmo por meio de aplicativos para smartphone.

Ademais tais ferramentas podem se conectar ao sistema ERP da empresa, aumentando ainda mais a sua versatilidade e eficiência.

Tecnologia ajuda a agendar e a gerir os agendamentos

Diante do que foi exposto, é inegável que o uso da tecnologia para o agendamento de cargas é extremamente benéfico.

O principal ponto a ser citado é que o sistema permite que todos os envolvidos nas operações tenham acesso às informações importantes e, assim consigam obter informações precisas, o que garante a transparência das operações.

Isso vale inclusive para os motoristas que conseguem visualizar perfeitamente o seu roteiro e horário e, assim, com maior planejamento é possível cumprir o que foi acordado entre as partes.

Sendo assim pode-se dizer que o agendamento de cargas se torna nitidamente uma parte importantíssima da gestão logística. Então o sistema tem um papel muito maior do que simplesmente o agendamento em si.

Vantagem de um sistema para gestão logística

Com relação à utilização de um sistema digital e automatizado de gestão logística deve-se considerar como principal vantagem a redução significativa do custo da operação.

Por meio dele é possível não apenas controlar detalhadamente cada etapa, como também garantir a máxima eficiência e qualidade durante a execução das tarefas.

E vale ressaltar que apesar de que a digitalização da gestão por meio de uma plataforma ter uma grande contribuição para o agendamento de cargas,  temos muito mais funções além dessa.

A grande quantidade de informações fornecidas pelo sistema permite a detecção rápida e eficiente de falhas, permitindo a correção delas e garantindo que a operação seja concluída com sucesso.

A redução das filas pelo agendamento de cargas também é algo possível graças à automatização e digitalização da logística, visto que assim todos os envolvidos têm acesso às informações e podem cumprir com a sua parte para manter os horários estipulados.

Resultados de uso de um sistema para agendamento

Sem dúvidas dentro de uma organização a utilização de um sistema de agendamento de cargas eficiente é fundamental para garantir que os processos aconteçam de maneira fluida, permitindo que todo o potencial da empresa seja explorado.

Mas há muito mais por trás dessa questão. Veja quais são os principais resultados da utilização de um bom sistema de agendamento.

  • Maior controle das operações;

  • Aumento da produtividade;

  • Diminuição do custo das operações;

  • Melhor eficiência na comunicação que ocorre praticamente em tempo real;

  • Redução de gastos com mão de obra e estrutura nos pátios;

  • Melhor aproveitamento da capacidade instalada, tanto inbound quanto outbound;

  • Considerável diminuição de gastos com estadias e multas;

  • Redução de falhas nos processos;

  • Aumento da cadência devido ao melhor planejamento das cargas.

Conclusão: O agendamento é apenas o começo

Não há dúvidas de que o agendamento de cargas é essencial para o bom funcionamento dos processos logísticos e também a dor mais latente nas empresas, mas apenas isso não basta para garantir o sucesso da empresa nesse setor.

Há ainda diversas questões que devem ser consideradas e, que são essenciais para que a organização alcance bons resultados no setor:

    Gestão de pátios: Um dos principais é o rígido controle do tempo que um caminhão permanece no pátio, além de se garantir durante esse período a segurança e bem estar do motorista.

    Controle de filas e pulmões internos: A automação das filas também são imprescindíveis para garantir a fluidez das operações, além disso é importante controlar a ordenação das chamadas para evitar desvios operacionais e reclamações de parceiros.

    Comunicação: Uma comunicação eficiente entre todos os setores, parceiros de negócios e transportadores garante um processo logístico ágil e em conformidade com as regras da empresa.

    Segurança: É importante se comunicar de forma clara e objetiva para que motoristas conheçam quais equipamentos de proteção individual precisam apresentar ao chegar no local, regras, normas e prazos até as chamadas, permitindo que se organizem e descansem para seguir viagem.

Gestão de entregas: Dependendo dos negócios ou segmento de mercado é importante operar com visibilidade de toda a cadeia logística, desde a coleta até a entrega. Controles de entrega permite que as operações façam a gestão de indicadores de performance importantes como OTIF, registrem adequadamente suas entregas, monitores locais com GPS e reduzam as devoluções relacionadas ao transporte. 

Sendo assim, sem dúvidas é preciso ter atenção especial aos agendamentos de cargas e descargas, mas sem jamais perder de vista as demais questões envolvidas nos processos logísticos.